Les Lettres et Avis aux locataires sont primordiales!

En tant que gestionnaire d’immeubles, vous aurez à parcourir quotidiennement une foule de tâches autant sur le terrain que dans un bureau. Parmi celles-ci, on retrouve par exemple, les visites des logements avec des locataires potentiels, le traitement des demandes d’information ou de réparations, la gestion des conflits et litiges avec des locataires et même la Régie, la réalisation des travaux, la signature des baux, et bien plus!

Une tâche à ne pas négliger, qui n’a pas été spécifiée ci-dessus est la rédaction et la remise de lettres et avis aux locataires. Elles trouvent toute leur importance de par la protection qu’elles offrent au propriétaire, car elles agissent à titre de preuve dans bien des situations.

Par exemple, une des premières lettre ou avis que vous devrez remettre à un locataire est le règlement de l’immeuble (bien important par ailleurs!). Ce dernier contiendra tous les droits et les interdictions du locataire quant à l’entretien des lieux, le bruit, la buanderie, l’électricité, le chauffage, les clés, les déchets, le détecteur de fumée, le comportement, et bien plus. Il devient une protection pour le propriétaire, car une fois l’avis de réception signé (à ne pas oublier), le locataire ne peut pas dire qu’il n’est pas au courant de telle ou telle règle et le propriétaire peut facilement remettre un ou plusieurs avertissement au locataire sans que celui-ci ne daigne n’avoir rien entendu de ces règlements.

Ce principe s’applique autant aux avis de retard de paiement de loyer, aux avis de jouissance paisible des lieux, de réparation majeure, etc. Les lettres de renouvellement sont également très importantes, car elles doivent être livrées dans un délai précis selon le type et la durée d’un bail. Les lettres peuvent également comporter des articles de loi pour appuyer certains faits ou des clauses du règlement remis au préalable.

Chaque fois que vous remettez une lettre ou un avis à un locataire, faites signer un avis de réception et gardez un suivi des lettres remises et leur date de réception. Cela vous aidera si éventuellement vous devez vous présenter devant la Régie pour un problème en découlant.

Des outils logiciels tels que Proprio Expert ou Proprio Expert Web vous permettent de conserver ce genre de registre et même avoir des modèles pré-conçus et traduits de lettres tels que mentionnés dans l’article. Vous pouvez d’ailleurs concevoir ou modifier des modèles vous-mêmes en fonction des variables utiles et de la structure de celle-ci. Les étiquettes à apposer sur les enveloppes s’il y a lieu seront produites de façon automatique. Vous avez également la possibilité de conserver des listes d’envoi pour faire un suivi des réponses et même transmettre une lettre par courriel à même le logiciel!